Política de Privacidad
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de Datos de carácter personal en GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA estará sometida a los siguientes principios y reglas fundamentales, con base en los cuales se determinaran los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretaran de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la corte constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
De acuerdo con la Ley, los Titulares de los Datos de carácter personal contenidos en la base de datos de GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, tienen los derechos estipulados a continuación, dando cumplimiento a las garantías consagradas en la Constitución Política y la Ley.
- El titular tendrá la facultad de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicados a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y cesiones realizadas respecto de ellos, estén autorizadas o no.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.
- El titular del Dato tendrá la facultad de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.
- El titular del Dato tendrá la facultad de rectificar/modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos, inexistentes.
- Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos personales de las bases de datos de GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, en cualquier momento, o cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado mediante acto administrativo que GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA o el encargado del tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley.
- El titular del Dato personal tiene derecho a presentar ante la superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos. Así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes frente a la información del titular.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Cuando GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, asuma la calidad de responsable del tratamiento de base de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho Habeas Data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el debido cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado de sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del titular.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Cuando GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, asuma la calidad de encargados del tratamiento de base de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
- Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibido.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en forma regulada por la presente ley.
- Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del titular.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
- Datos personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano Tratamiento de Datos antes de la relación Contractual: GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA tratara los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen a vacantes, en tres momentos a saber: Antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
- Tratamiento antes de la relación laboral. GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA informara de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA y la información obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo, por tanto su uso para otros fines está prohibido.
- Tratamiento de datos durante la relación contractual. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal para laborar en nuestra empresa, serán almacenados en carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible, Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Relaciones Laborales y con la finalidad de administrar la relación contractual entre GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA y el empleado.
- Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA
- procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
- Tratamiento de datos personales de la comunidad en general. La recolección de datos de personas físicas que GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento:
- GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA.
- El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados, proveedores, de GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación del contrato pactado. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
- GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus
representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.
En el tratamiento de datos personales que realiza GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.
GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA comunica a los destinatarios de esta norma el régimen de sanciones está previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales.
Cuando las autoridades del Estado soliciten a GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.
Esta norma de protección de datos personales es para uso exclusivo de GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquier otro uso por persona distinta a GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores así como por razones de seguridad de la información.
Esta norma ha sido aprobada mediante decisión adoptada por GCA INTERNATIONAL GROUP LTDA, el día 3 de Enero de dos mil Diecisiete (2017)
